まずはインタビューイー、うされもんさんの紹介です。
- 管理部のリーダーとして「バックオフィス業務」を一手に管理するバリキャリウーマン。
- インスタやX(旧Twitter)、minneでハンドメイドにも挑戦するなど、活動の幅を広げている。
- Xでの雑談スペースも好評で、それを聞いてファンになる方多数。ぜひスペースに来てみてください！
プロ象スペースでお話するのははじめましてですね！今日はバックオフィス業務についてお聞かせください、よろしくお願いします！
うされもんさんこちらこそよろしくお願いします！対談なんて初めてなので、緊張しています（笑）
インタビューの概要は以下の通りです。
- バックオフィス業務は、現場の人間のスムーズな運営をサポートする役割で、事務職の枠を超えて幅広い業務を担当する。
- バックオフィスに向く人は、口が堅くてルーティンワークを苦にせず、人とのコミュニケーションを取れる人材が求められる。
- 最近はテレワークなどの柔軟な働き方が可能であり、残業も少ない働き方が可能な職業でワークライフバランスはとりやすい。
- モチベーションを維持するのが難しい一方で、やりがいを感じられる仕事。非常にオススメの仕事である。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは？部活のマネージャーみたいな役
——はじめに、バックオフィス業務って仕事はどんな業務を指すのですか？
今いる会社は内装デザインをやっていて、自分は現場に出ず、会社の中で現場の人たちがスムーズに動けるようなサポート業務をしているって感じです。
——では、いわゆる事務職とバックオフィスとの違いってどんなところにありますか？
私の中では、事務職はバックオフィスの一部って捉えてます、合っているかどうかはわからないですけど。事務職っていうとパソコンで資料作ったり、データ入力したりっていうイメージだと思うんですけど、実際バックオフィスの場合は、打ち合わせとか人事だと説明会で外出たりとか、パソコン以外の仕事も多いっていうのがありますね、バックオフィスって。
——いわゆる我々がイメージする事務の仕事にプラスして、総務、人事、財務、経理など何でも手広くやるよっていうのがバックオフィスっていうのでいいんですかね？
そうです、その中でもいろいろなサポート業務があるんですが、その総称がバックオフィスだととらえています。わかりやすい例えで言うと、サッカーにプレーヤーとマネージャーがいて、マネージャーがバックオフィスのイメージです。選手たちのために、給水の準備したり、クーリングの道具を用意したり、サポートしたり分析したりというのがマネージャーの仕事だと思うんですが、そういったことを仕事の中でしているというのがバックオフィスですね。
——会社は内装業ということでしたが、その工事に必要な物品の発注とかもするんですか？
物品の発注とかは現場の方が基本行います。いろんな会社さんとつながっていて、工事が決まったら業者さんを選定して発注をかけるんですが、それで足らない場合もあったりします。そのときにネットとかで探してこの業者になら発注できそうだ、とかそういうのを探したり、事務用品や現場で使う養生テープだとか手袋だとか会社から持ち出しで使う備品の発注は我々バックオフィスの仕事ですね。
また、現場で図面を見るためのiPadとかは我々が管理するものですし、現場の人たちが働きやすくするための備品関係はこっちの仕事ですね。あとはプレゼン資料用の用紙とかの準備、複合機の管理、いわゆる会社の中のものはバックオフィスの管轄です。
うされもんさんの所属は「管理部」という何でも屋
——うされもんさんは、総務とか経理とか財務とかだとどこの所属になるんですか？
実は私は「全部」なんですよ（笑）ほんとみんなにびっくりされるんですけど、うちの会社、総務部とか経理部とかがなくて、管理部になるんですよ。で、その中で担当者は一応分けられているんですけど、私の場合部署のリーダーなんですよね。なので全部の管理をしています。
給与計算とか勤怠関係もするし、今メインでやっているのは人事で、募集をかけたり大学にアポイントとって募集を出したり、大学で説明会したりとかインターンのスケジューリングだったりとかもやってます。
他にも社内研修関係も総務の子にやってもらってて、「次の社内研修いついつまでにこれやっておいてね」とかそういうマネジメント関係もやります。
あと、契約書を作ったり送ったりするのも自分なんです。契約書の更新関係の法務関係のこともしているし、入社した人の社会保険をかけたりとか、退職した人の手続き関係の労務関係もしているし、請求書出したり会計入力もしているし、ほんとに何でも屋さんなんです（笑）
プロ象すごいですね、手広くオールマイティに何でもできちゃうって感じなんですね！
うされもんさん何でもできちゃうっていうか、いつの間にかできるようになっちゃったって感じですね（笑）
——結局、管理部という形で、総務、財務、経理、法務、人事などすべての状況を見て、管理しているってことなんですね。
そうですね。あと経営陣とも関わっていて、経営に関わる書類なんかも作ったりしています。だから就業規則も作っていて、決めるのは役員なんですけど、役員からこういう規則がほしいとか、制度とか変わったりして修正したり提案したりというのもやってます。なので基本全部知っています。
——それ、うされもんさんがいなくなったら、会社傾くレベルじゃないですか！（笑）
いやいや、いなくなったらいなくなったで誰かがやるようにはなると思いますけどね（笑）
——でもちょっと調べたところによると、バックオフィス業務って属人的になるっていうか、その人の仕事になっちゃう、その人じゃないとできないってなることが多いって見たのですが。
やはり任せる側としてもコロコロ変わられると心配じゃないですか。契約の場合は取れなくても「仕方ないねー、もう少しだったよねー」で終わるけど、でもバックオフィスの場合って１個間違えてたら「何で間違ってるの？」っていう感じなんですよ。だから逆にコロコロ変わられると担当者も不安になっちゃうし、見えない所でやってるけど、責任はすごく大きい仕事です。
——なるほど、経理の部分が間違ってたというのは信用問題にも発展しちゃいますもんね。
お客さんと実際に関わるのは現場の人間なんですが、それにつながっているのでミスできないですよね。
——ちなみに、バックオフィス業務につくきっかけってどこにあったんですか？
前職がアパレル関係で、マネージャーとして全国飛び回ってたんですが、服って年齢層あるじゃないですか。で、もうそろそろ仕事変えるのもありかなって思って。そして、このままアパレルを続けてても親に会えないなって、土日ないですし、年末年始もなくて実家帰れなくて。
休日が普通にあって土日もあってって仕事を探したら、この仕事になったって感じですね。それがきっかけです。
バックオフィス業務に向いてる人や働き方
向いてる人は口が堅くて、ルーティンワークを苦にしない人、人を見れる人
——バックオフィス業務には、どういう人が向いてるとかありますか？
就く部署にもよりますけど、例えば人事とかなら人が好きでないと務まらないと思います。あと、就業規則とか経営に関わることだと社内の人間も知らないことを知ってるんですよ。それこそ全社員の給与とか知ってるので。みんなが知る前から賞与の額とか知っちゃってるので、口が軽い人は出来ないです、ついつい言っちゃう人は無理ですね。
——「○○さん、今月いくらなんだねー」みたいな（笑）
そうそう（笑）そういった人は難しいですね。みんなの評価もわかるんです、あぁ、この人こういう査定されてんだなぁとか。
——そういうのをわかった上でコミュニケーションとるとかやりにくくないですか？
やりづらいですよね（笑）本人はまだ知らないけど、この人次から部署変わるんだよね、ってわかりながら話さなきゃならないですしね。私は個人情報を見なきゃならないので、私の机は周りから見られないように隔離されてます。結構重要情報を知ってるので、そこら辺の管理はしっかりしなきゃなってのはあります。
——その他、こういう人はバックオフィスに向いてるよって性格的なものはあったりしますか？
ルーティンワークが苦手な人はしんどいかなと思います。期限が決まってる仕事があるので、どうしてもルーティンワークとしてやらなきゃいけないことも多いんです。例えば給料とかだったら絶対日付が決まってるじゃないですか。普通の会計とかもこの日までにこの入力しなきゃとかって決まってるし、なんだかんだで毎月何かしらのルーティンワークはあるんですよ。なので、コツコツ同じことするっていうのが得意な方は向いている思います。
あと、人のことを見れる人じゃないとダメだなって。意外とバックオフィスじゃない人たち、つまり現場の人達って会社に対して我慢してたりとかってあって、経営者や役員ってそこまで細かく社員のこと見てないし、そういうこととかを伝えてあげるべき人間は私たちだと思ってるので。
——すごい！今すごいイイ言葉が聞けましたね。現場の人と役員と繋ぐ橋渡しみたいな役割が必要だっていうことですね？
会社って設計とかもしてるんですけど、設計の人がすんごい忙しいんですよ。一時期なんか80時間くらい残業してるなこの人たちって。ただ全然人を増やす話は役員から上がってこなかったんですよね。営業職とか募集かけてるのに、なぜ設計の方はかけないんだろうと思って。
で、こっそり「人増やしたりしたいとかないですか？」って設計のリーダーに聞いたんですけど、即答で「増やしてほしいです」って。その人も所属長ってだけで、別に部長とかではないから特に権限とかはなくて、上に言えなくって。で、そうなると役員とか上の人に伝える役割の人が必要じゃないですか。設計の方募集かけませんか、勤怠見ても他の人と比べておかしいし、絶対かけた方がいいですよって役員に掛け合って。実際今、募集かけてるんですよ。
——そういったことも人事の管轄としてやるんですね！
そうなんです、で、今年当初は３名増の予定だった社員さんが、10名ほど増えることになって、今オフィスの移転も考えてます、手狭になっちゃって。
プロ象バックオフィスって業務が幅広いから、幅広い力が求められそうだね！
バックオフィス業務の働き方は？意外にテレワークとかできます
——うされもんさんってそういった役員にも顔が利く人なんですね。
うちの会社、会長が女性なんです。その人「ママだからできない」とか「女性だからできない」とか絶対言わない人で、バリバリ働く方なんですよね。で、さっきの人事の提案とか就業規則とかの提案を相談したら、すぐに役員会にかけてくれるんですよ。
——心強いですね、そういう人がいると！
ですね。子供がいることもすごく理解してくれるし、そういう職場の雰囲気がありますね。子育てとか保育園でのイベントでとか、子供が熱だしてとかそういうのに理解のある職場です。だから、働くことが苦じゃないというか、この仕事が好きですね。
——うらやましいですね、そういう企業が増えれば奥様も楽ですし、旦那様も楽ですよね。
ワーママって働くのが大変とか、保育園が大変とかだったり、また休まなきゃで心苦しいとかあると思うんですけど、そういうのが全くなくて。テレワークもたまにやってます。
——バックオフィスって紙の業務があったりするからテレワークが難しいって聞いたことあるんですが、どうなんですか？
現場に出ない分、私は困ってないですね。子供の体調不良でテレワークしているとき、もし印刷しなきゃならないものがあったりとかしたら、会社にいる他の部署の人に頼んで印刷出してもらったりとかできるので。絶対に会社に出なきゃならないって日は少ないです。
——なるほど、それって魅力ですよね、子供の状況に合わせて働き方を柔軟に変えられるって。
これは本当にありがたいっていうか、子供がいるママにはうれしい職場環境ですね。それこそ会社にもよるとは思いますが、バックオフィスってそういう働き方もできるんです。
プロ象日本中でこういう働き方ができるようになったら、少子化問題にもよい影響を与えられるようになると思います。ぜひこういう働き方を選択できるように多くの企業がなってほしいですね！
バックオフィス業務のやりがいと大変さ、待遇面
バックオフィス業務のやりがいは「ありがとう」という感謝の言葉
——では、続いて、バックオフィス業務のやりがいってどんなところにありますか？
最初にネガティブなことから言ってしまうと、バックオフィスって成果が目に見えないんです、売り上げとかを上げるわけではないので。だけど、現場の人たちが私たちの仕事によって「助かったー」とか「ありがとう」って言ってもらえると、「あぁ、よかった」って思いますね。
——確かに成果は見えづらいけど、それってやりがいですよね。
もともと人助けとかそういう役割が好きなんだと思うんですよ、自分の性格が。結構世話焼きというか（笑）結構人の相談に乗ったりとか好きだったりとか。で、うちの職場、みんな素直な人ばっかりで、「あー、頼んでよかった、ありがとうございます！」とか言ってくれるので、やっててよかったなぁって。
無事に仕事が進んでいるのを見たら「あぁ、よかったなぁ」って思いますね。それがやりがいだと思います。
——成果が見えないっていう部分でモチベーションを維持するの大変だと思うんですけど、やっぱり人からの感謝やそういったところがやりがいにつながってるってことなんですね！
そうですね、サポート役なので表立ったりはしないんですけど、やはり見てくれている人がいるってのが分かると頑張ろうって思いますね。どの仕事でもそうだと思うんですが。
——うちの会社の事務さんも、自分の仕事を先回りして「これやっておきました」ってやってくれて、本当にありがたいなって。
そういった意味では、やっぱり気を遣える人っていうのも、このバックオフィスに必要なスキルかもしれないですね。でも、私はあんまり気を遣えないです（笑）
プロ象やはり相手に感謝を伝えるって大事ですね。これはどんな仕事でもそうですが、感謝されると気持ちがいいもんです、「ありがとう」は常日頃から言うようにしなきゃいけないですね。
バックオフィス業務の大変さはモチベーションの維持
——では逆に、バックオフィス業務の大変さってどこにありますか？
一番私が思ってるのは、モチベーションを保つのが大変だってことですね。ルーティンワークをやらなきゃらならないし、目に見えないから周囲から評価されるわけでもなく、慣れもあってちょっとダレちゃう部分もあるので。
営業の人だったら、契約取れたから次も頑張ろうってなると思うんですけど、バックオフィス業務は圧倒的にそういうきっかけが少ないんですよね。だから、ダレちゃう人はダレちゃうと思います。
——なるほど、だから逆にすごいなって思うんですよ、日々ミスなく、きっちりお仕事こなされているじゃないですか、事務とかバックオフィスの方って。
そうそう、ダレてしまったからといって失敗できないんですよ。失敗できなくて、かといって目に見える成果もなくて、モチベーションが上げづらい、やはりモチベーションを維持し続けていくのが大変ですね。
徐々にテレワークも導入されてより働きやすく、残業も少なくワークライフバランスを取りやすい
——バックオフィス業務の待遇面ってどうですか？
会社にもよると思うんですけど、同じくバックオフィスで働くママ友とかに聞いても、テレワークもできるような会社が増えてきましたね。だから働きやすさは以前に比べてよくなってきてると思います。
待遇面で言うと、現場に出てる営業や設計などの人と比べたら給与は低く抑えられがちですね、給与の算定基準が現場の方よりも低いことが多いので。そこは正直なところ期待はできないですね。
でも、お客様都合での残業とかはないので、突発的に残業しなきゃいけないとかそういうのはほとんどなくて、プライベートとの両立はしやすい仕事だと思います。
——なるほど、ふいに業務が降ってきて残業しなきゃってのは少ない？
そうですね、この仕事しなきゃ帰れないってのはほとんどないですね。この仕事明日でもできるから、明日に回そうって方が圧倒的に多いので。
現場の人ってお客様都合でスケジュールを立てると思うんですけど、私たちはあらかじめ給与の支給日ここだから、これまでにこの仕事をしてとかスケジューリングができるんです。だから、自分以外の外部要因が原因で残業するってことはほとんどないですね。
——では、比較的自分のペースを守りながら、子供の状況に合わせて働くことができる職業だってことですね？
独身の子だったら、この日は映画に行きたいから、この時間までに仕事終わらせてってやっている子もいますよ。
プロ象この仕事に向いている向いてないもあるとは思いますが、向いていてこういう働き方がイイなって思う人にとっては、すごく魅力的な職業かもしれないですね！
バックオフィス業務はおすすめの仕事か
——これ、お仕事対談した際にみんなに聞いているんですが、自分のお子さんが「バックオフィス業務やってみたい」って言ってきたら「うん、やってみな！」っていうのか、それとも「いや、やめておきな」って言うのか、どっちですか？
全然やりたかったらやっていいよって感じですね。結構やってて学べることが多くて、細かいこと見れるとかコツコツやるとか業務として大事なことを学べるのもそうなんですけど、周りが見れるようになるんですよね、だから人間性が育つというか。
バックオフィスって内々の人間しかいないじゃないですか。その中で社員さんが元気ないなとか見て声かけてあげるのも我々の仕事の内だと思ってるので、そういった部分で周りが見れるようになると思いますね。それが人間的に成長できる部分でもあるので。
——なるほどですね、うされもんさんのお話を聞いていたら、モチベーションを維持するのが大変だとかあると思うんですけど、でもすごく楽しそうに仕事のお話していますし、すごくやりがいのある魅力のある仕事なんだろうなって感じてました。
自分がアパレルやっていたときに、バックオフィスの方たちに助けられたんですよね。自分の店舗で売れ筋の商品が売切れちゃって、それをつぶさにバックオフィスの方が気を回して「この店舗これが売れてるから在庫回してあげよう」とかやってもらって。
それも見てるからってのもあると思います。自分がお世話になったという経験があるので、それも含めてバックオフィスの仕事ってイイなって感じてますね。
——バックオフィスっていう言葉って、これまであまり聞いたこと少なくて、たぶんここ数年で認知されるようになった言葉だと思うんですよね。
きっとそれまでは事務職とか言っていたと思います。
プロ象事務職でも、バックオフィスって言われる業務形態で働いていた人も沢山いたと思うので、今こうやって管理部門としてバックオフィスていう形態で認知され始めたってのはよい傾向なのかなって感じるんです。
うされもんさんそうですね、こうやってバックオフィスっていう働き方とか、仕事が認知されていくとうれしいですね！
おまけ～コメントに対する返答—クレーム処理はおまかせ
——コメント読んでいきましょう。そうまさんから「私も０からプラスを目指すのではなく、マイナスにならないように０をキープするタイプの仕事です。クレーム怖い」ということですが。
私ねぇ、珍しいタイプかもしれないんですが、クレーム大好きなの（笑）
——ええぇ！マジ！？それクレープと勘違いしてないですか！？（笑）
してないしてない！（笑）ほんとに、クレーム担当って言われるくらいクレーム処理してるんですけど（笑）クレームは顧客になるチャンスなんですよ！クレームを乗り越えたらその人は最高の顧客になるんですよ。
——でも上手に乗り越えないとただのクレーマーになっちゃうじゃないですか！
まぁ、確かに。でも上手く乗り越えられるから大丈夫（笑）
——クレームに対処するための専門部署ができるくらいクレーム対応って難しいですよね。
まぁ、そうですね、メンタルいりますよね。私全然メンタル平気なんで！若いころから割と強いですね。アパレルやってるときなんて、レジやってて髪つかまれたりしましたけど、全然平気でしたね、淡々と対応して。
みなさん、クレームはうされもんまで！…炎上したらどうしよう（笑）
バックオフィス業務のまとめ
プロ象今回お仕事対談させてもらって、バックオフィスの業務内容や働き方など、いろいろと知ることができました！本当にありがとうございます！本当にこのバックオフィスっていう仕事、好きなんだなってすごく伝わってきました。
うされもんさん確かによく仕事の最中「いつも受け答えのとき笑顔だね」って言われますね。これはアパレルの時のクセでもあるんですよね、お客さんに声かけられてムスってしてる販売員っていないじゃないですか。それが抜けない部分ありますね。
プロ象なるほど、そういう話も含めて、今回、バックオフィス業務に転職したいなぁ、就職したいなぁっていう人にとって、うされもんさんのお話ってすごく魅力的に映ったと思うんですよね。
うされもんさんそうだとうれしいですね！バックオフィスって花形ではないじゃないですか。あんまりこれでキャリアを積みたいって人が少ない気がして。でも、それを変えられたらイイなぁって思ってます！
プロ象うされもんさんとのこの話をうまくブログに落とし込んで、少しでもバックオフィスの仕事が広まる一助になればと思っています。本日はありがとうございました！
うされもんさんまたお話ししましょう！ありがとうございました！
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